Uffici senza barriere: i pro e i contro degli open space

Dove e quando nasce il modello “open space” per gli uffici delle aziende, piccole o grandi che fossero? Con quali obiettivi e con quale visione si sono diffusi e rapidamente affermati nei diversi settori del mondo del lavoro? Quali sono i pro e i contro del lavorare in open space? E, soprattutto, quali sono le buone pratiche e gli accorgimenti nell’organizzazione dell’ufficio che ci consentono di lavorare bene in uno spazio condiviso e senza pareti di separazione?

Un modello importato dalla Sylicon Valley

Oggi l’open space non è solo uno modello di ufficio, è molto di più. È un vero e proprio status symbol. Nel nostro immaginario non esisterà agenzia creativa o startup tecnologica che non nasca e cresca all’interno di grandi spazi condivisi, ariosi, luminosi e arredati con stile, all’interno dei quali le idee e le soluzioni più innovative fluiscono in modo quasi osmotico. Questo immaginario, insieme alla scelta di abbattere le pareti e trasformare i tanti piccoli uffici da 2-4 persone, in grandi open space, si afferma ufficialmente negli anni 90. Sono gli anni in cui nascono le prime aziende dotcom, di lì a poco la Silicon Valley sarebbe diventata il centro propulsore di nuovi modelli di business, ma anche di un nuovo modo di concepire e vivere il lavoro. Saranno proprio le immagini delle sedi dei colossi Google e Facebook a definire l’ideale: ampiezza, assenza di barriere all’interno e tra interno ed esterno, trasparenza, fluidità e dinamismo. Non solo, le caratteristiche degli spazi dovevano rispondere a una precisa riorganizzazione del lavoro e della struttura aziendale: assenza di gerarchie, orizzontalità, flessibilità e contaminazione. Questa la visione promossa e divulgata negli anni. Ma la scelta di sostituire gli uffici tradizionali con gli open space rispondeva anche, forse soprattutto, a una logica di risparmio e sostenibilità economica.

Nei decenni questa visione non è cambiata, lo dimostra la nuova sede di Facebook a Menlo Park, progettata da Frank Gehry nel 2015, che ancora una volta ha prediletto spazi aperti come incarnazione dell’innovazione nella Silicon Valley, nella convinzione che un enorme spazio con migliaia di dipendenti possa stimolare la collaborazione. La visione e l’immaginario non cambiano, ma, forse, hanno avuto la meglio su valutazioni concrete di benefici e funzionalità. Oggi, infatti, gli open space servono a comunicare in modo chiaro il valore di un’azienda ai nuovi talenti e agli stakeholder, più che a migliorare la produttività e favorire la comunicazione.

Più collaborazione o distrazione? Pro e contro di un open space

I vantaggi

In reazione ai piccoli uffici anonimi e tutti uguali, gli open space nascono con l’obiettivo di favorire condivisione, collaborazione e scambio di idee. I vantaggi del lavorare in open space possono essere riassunti in questi 4 punti:

1. Orizzontalità: in un ufficio senza pareti e separazioni, è più facile percepire la vicinanza tra colleghi, costruire l’integrazione e, pur mantenendo la differenza di ruoli e responsabilità, decostruire le gerarchie con un conseguente aumento della motivazione personale.
2. Contaminazione: lavorare in uno spazio consente lo scambio tra settori e team diversi. Competenze, attività, esperienza di differenti comparti dell’azienda diventano un valore condiviso. La contaminazione di idee e competenze è alla base dell’innovazione.
3. Socializzazione: la prossimità e la condivisione dello spazio favoriscono l’interazione e la socializzazione tra persone che lavorano in una stessa azienda. 
4. Collaborazione: l’apertura degli spazi, favorisce un senso di fluidità e di dinamismo, le comunicazioni sono facilitate, le informazioni circolano più velocemente, così come anche le idee.  

Quando gli open space potenziano questi 4 aspetti, nell’azienda è probabile che si registri un aumento di produttività, motivazione e benessere delle persone. Se già nel 2010, secondo uno studio condotto dall’International Facility Management Association, circa il 68% delle persone lavorava in un ufficio senza muri o con divisori minimi, questa percentuale è oggi ulteriormente cresciuta.

Criticità degli open space secondo studi recenti

Ma lo scenario è poi davvero così positivo? Stando a studi e ricerche anche recenti, il gradimento degli open space da parte dei dipendenti è molto basso, e le ragioni per lamentarsi sono tante. In particolare sono segnalate queste criticità del lavoro in open space:

• Assenza o scarsissima protezione della privacy;
• Sovraccarico sensoriale: la condivisione di un medesimo spazio, sottopone le persone a continui stimoli sonori e visivi;
• Difficoltà di concentrazione, facilità a perdere tempo e aumento dello stress;
• Attriti tra colleghi: le mura separano, è vero, ma possono anche svolgere un ruolo di protezione e mediazione tra persone.

Come lavorare bene in open space

Gli open space si reggono su equilibri sottili, ecco perché una buona progettazione degli ambienti del lavoro può fare molto per limitare i contro e potenziare tutti gli aspetti positivi di un ufficio senza pareti e separazioni. Queste alcune utili buone pratiche sia dal punto di vista dell’azienda che della persona:

• Lavorare in open space va bene, ma è importante che esistano sale separate e più piccole dove le persone possano fare una call, riunirsi in pochi o anche solo isolarsi per raggiungere la concentrazione necessaria.
• Spesso si possono utilizzare strutture leggere e poco invasive, ma capaci di creare una separazione tra postazioni, utile a proteggere la privacy e a definire lo spazio personale. Per limitare le conseguenze negative del rumore si possono inoltre utilizzare pannelli fonoassorbenti.
• Le postazioni devono essere ampie, dotate di tutti gli accessori e i complementi di arredo utili in un ufficio funzionale, confortevole ed efficiente.
• Ciascuno deve essere dotato di un armadietto dove custodire documenti e materiale personale, di una sedia ergonomica e, possibilmente, di tutti i complementi necessari a mantenere una postura corretta.
• Naturalmente è fondamentale che tutti si impegnino a rispettare l’altro e lo spazio condiviso. Il tono di voce, suonerie di cellulare, utilizzo dei dispositivi, qualsiasi comportamento che possa infastidire, deconcentrare o creare caos e confusione deve essere evitato.