Archiviazione digitale, cartacea o ibrida: qual è la soluzione migliore?
Come ben saprete, conservare i documenti per un determinato periodo di tempo è obbligatorio per legge, sia per le aziende, sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati. Il tempo di conservazione varia in base alla specifica tipologia documentale. A tal proposito, per saperne di più vi suggeriamo la seguente lettura: “Come conservare i documenti aziendali e per quanto tempo”. Oggi è possibile archiviare i documenti in due modi: con la classica archiviazione cartacea o con i più moderni mezzi di archiviazione digitale. Ma qual è la via migliore? Vediamo i vantaggi dell’archiviazione digitale su quella cartacea e viceversa.
Archiviazione digitale
In un mondo sempre più digitalizzato, sembra davvero inevitabile la progressiva sostituzione dell’archiviazione cartacea con quella digitale. Quest’ultima, infatti, ha ormai preso sempre più piede, soprattutto in quanto facilita il compito agli addetti ai lavori e rende l’archiviazione documentale più sostenibile dal punto di vista economico e ambientale e più sicura per la protezione dei dati. Firma digitale e marcatura temporale stanno consentendo, infatti, di conservare anche solo la copia digitale di pratiche e atti ufficiali, sia nel pubblico che nel privato.
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L’archiviazione digitale riguarda dunque la memorizzazione di documenti salvati sul proprio pc o su dispositivi esterni, di cui si ha l’esigenza di mantenere memoria o che si devono condividere con i colleghi. Esistono vari metodi di storage e backup adatti a questo scopo (backup, sistema di condivisione di dati, archiviazione digitale onsite, archiviazione in cloud, hard disk, SSD, chiavette USB e memory card…), diversificati a seconda della quantità e della tipologia di dati da archiviare.
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I vantaggi dell’archiviazione digitale
Di seguito vi riassumiamo in un elenco i vantaggi dell’archiviazione digitale:
- Rappresenta una forma di risparmio di carta, di costi, di spazio, di tempo e di efficienza;
- Permette all’azienda di essere più competitiva grazie alla velocità e alla funzionalità nella gestione e nella ricerca dei documenti;
- Consente una maggiore accessibilità dei documenti;
- Permette di archiviare qualsiasi tipologia di documento, trasformando la casa o l’ufficio il più paperless possibile;
- Aumenta la sicurezza degli accessi e il controllo delle attività sui documenti archiviati;
- Consente di trasmettere in modo telematico i documenti.
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Archiviazione cartacea
Nonostante gli evidenti e indiscutibili vantaggi dell’archiviazione digitale, non è detto che questa sia sempre la soluzione più efficace. Negli uffici e ancora di più nelle case, infatti, siamo ancora lontani dalla sparizione totale della carta e dall’utilizzo esclusivo dei formati digitali. Non tutti possono disporre agevolmente dei dispositivi di autenticazione delle copie informatiche e devono conservare comunque la versione cartacea con firma in originale.
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Insomma, l’esigenza di regole precise e di strumenti per l’archiviazione che ci aiutino a non affogare in mezzo a scartoffie e fogli svolazzanti, è ancora del tutto attuale. Non solo, ma per non perdere la pazienza e, insieme a questa, documenti fondamentali, non possiamo affidarci all’improvvisazione. È infatti necessario conoscere i principali sistemi e tecniche di archiviazione e imparare buone pratiche per risparmiare spazio, tempo e un po’ di stress.
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Vantaggi e svantaggi dell’archiviazione cartacea
Tuttavia, l’archiviazione cartacea prevede l’utilizzo di vari strumenti di archiviazione, come cartelline, buste plastificate, scatole per archivio, faldoni e raccoglitori ad anelli, che hanno sì il vantaggio di essere comodi, ma sono adatti solo a piccole quantità di dati da conservare. In caso contrario, rischiano di occupare troppo spazio e diventano inefficaci, perché è difficile reperire i documenti necessari se bisogna cercarli tra centinaia di faldoni tutti uguali.
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Una terza soluzione: l’archiviazione ibrida!
Un ulteriore soluzione potrebbe essere l’archiviazione ibrida. Digitale e cartaceo al giorno d’oggi coesistono e sono a tal punto complementari che non si potrebbe immaginare l’uno senza l’altro. Si consiglia dunque di valutare l’utilizzo di metodi di archiviazione diversi, a seconda del tipo di dati e documenti che si devono archiviare: un sistema ibrido, dunque, che tenga conto delle diverse esigenze aziendali e che permette di contenere e razionalizzare i costi necessari alla protezione dei dati.
