Come conservare i documenti aziendali e per quanto tempo

Abbiamo visto quali sono i migliori raccoglitori per ufficio, come scegliere i classificatori e come prepararsi al nuovo anno fiscale: ora è arrivato il momento di imparare come si conservano i documenti, per quanto tempo e con quali modalità, al fine di effettuare una corretta archiviazione documentale.

Perché bisogna conservare i documenti

Chi ha il compito di gestire, classificare e archiviare i documenti aziendali svolge un ruolo di grande responsabilità, perché la conservazione documentale non è solo una necessità aziendale, ma è un vero e proprio obbligo di legge. Ciò significa che tutte le aziende sono tenute a conservare alcune tipologie di documenti per un certo periodo di tempo, così da essere mostrati in caso di controllo da parte delle autorità competenti.

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Per quanto tempo vanno conservati i documenti

Non esiste un periodo di tempo valido per tutti i documenti aziendali, perché l’obbligo di conservazione varia a seconda del tipo di documento. In linea generale possiamo dire che i documenti vanno conservati da un minimo di un anno ad un massimo di vent’anni, ma molto dipende dalla finalità del documento e dal tipo di persona fisica o giuridica che è tenuto a conservarlo. Ad esempio, le pubbliche amministrazioni archiviano alcune tipologie di documenti in modo permanente, nei cosiddetti archivi storici, utili ai fini di consultazione, studio o esigenze specifiche dei singoli cittadini. Per le aziende e i privati cittadini il discorso è un po’ diverso, perché si stabilisce un tempo di conservazione per ogni tipologia di documento, come vedremo di seguito.

Tipologie e tempi di conservazione dei documenti aziendali

Il tema dell’archiviazione aziendale è regolato dall’articolo 2220 del Codice Civile sulla Conservazione delle scritture contabili, che recita quanto segue:

“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”

Le scritture contabili, ossia tutti i documenti che attestano i movimenti finanziari di un’azienda, vanno conservati per dieci anni, ma ci sono delle differenze anche in base al tipo di azienda. Ad esempio, i piccoli imprenditori non sono obbligati a conservare il libro giornale e il libro degli inventari, ma sono obbligati a tenere i registri per l’IVA e quello dei beni ammortizzabili. Gli imprenditori che gestiscono aziende medio-grandi sono invece obbligati a conservare i seguenti documenti:

  • Libro giornale
  • Libro degli inventari       
  • Corrispondenza commerciale
  • Libro mastro
  • Libro di cassa
  • Libro magazzino
  • Libri sociali
  • Registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto
  • Scritture ausiliarie di magazzino
  • Registro dei beni ammortizzabili.

Chi si occupa della conservazione di questi documenti deve garantirne l’integrità e l’inalterabilità nel tempo: ciò significa che questi materiali devono risultare intatti anche a distanza di tempo e devono quindi essere posti in opportuni raccoglitori per archivio,  che ne garantiscano la durevolezza nel tempo.

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Tipologie e tempi di conservazione dei documenti di casa

Un discorso diverso va fatto per fatture, bollette, scontrini, e tutti quei documenti di gestione quotidiana dei pagamenti di casa. In questo caso i tempi possono essere molto diversi tra loro ed è opportuno conoscerli per evitare di dover pagare sanzioni salate.

In questa tabella abbiamo riassunto i tempi di conservazione suddivisi per i principali tipi di documento che abbiamo in casa.

Tempi di conservazione Tipologia di documento
1 anno Rette scolastiche, abbonamenti a palestre, rata assicurazione
2 anni Scontrini (validi anche come garanzia)
3 anni Bollo auto, fatture e ricevute degli artigiani
5 anni Ricevute di pagamento delle tasse e dell’IVA, rate affitto, bollette domestiche, spese condominiali, bollettini IMU, spese mediche, multe.
10 anni Fatture per spese ristrutturazione casa, tassa nettezza urbana, canone TV, estratti conti bancari, bonifici e pagamenti tramite cc

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