3 Metodi per migliorare la produttività con i post-it

Abbiamo parlato in varie occasioni di come migliorare la produttività in ufficio: attraverso esercizi per stimolare l’immaginazione e l’utilizzo di macchine per ufficio che ci facilitano il lavoro e di quanto incida l’ambiente esterno nella nostra capacità di essere creativi. Alla base di tutto però c’è un denominatore comune, senza il quale nessuno riesce a svolgere al meglio le proprie attività: si tratta del metodo di lavoro, che si acquisisce nel corso degli anni e che risulta indispensabile per portare a termine le diverse attività, senza farsi sopraffare dalla quantità e dall’urgenza di ogni singola azione. In questo articolo andremo ad approfondire questa tematica, spiegando alcuni metodi efficaci per migliorare la produttività in ufficio attraverso l’uso dei post-it.

Perché usare i post-it in ufficio

I post-it sono dei foglietti riposizionabili, disponibili in diversi colori e dimensioni, e risultano essere gli accessori da scrivania più utilizzati nei contesti lavorativi. Il loro limite è anche il loro valore aggiunto: il fatto di essere piccoli induce a scrivervi al loro interno solo le informazioni essenziali, che resteranno più facilmente impresse nella mente. Il loro uso è molto eterogeneo, ma generalmente vengono usati in casa o in ufficio per appuntare note importanti o cose da fare; non tutti però sanno che esistono delle vere e proprie metodologie di lavoro che si basano su questi simpatici fogli e che aiutano a migliorare la produttività e semplificare la gestione del lavoro. Di seguito vi indichiamo almeno tre diversi metodi per usare i post-it in maniera utile ed efficace.

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Il metodo Kanban

Il metodo Kanban è nato in Toyota negli anni ’70 con l’obiettivo di evitare il multitasking e il sovraffollamento delle attività, al fine di ottenere una gestione più razionale del tempo e delle consegne quotidiane. Per applicarlo bisogna dotarsi di una lavagna magnetica in cui disegnare tre colonne divise in macrocategorie: cose da fare, in corso e fatte. A questo punto vanno compilati i post-it, indicando in ciascun foglio una diversa attività e incollandolo poi nella colonna corrispondente: l’obiettivo principale del metodo kanban è ridurre la quantità di lavoro in corso, mantenendo al massimo due attività contemporaneamente e quindi favorendo il più possibile il passaggio dei fogli dalla colonna “da fare” alla colonna “fatte”. Questo sistema permette una perfetta pianificazione del lavoro e garantisce la messa a termine di tutte le attività da fare; inoltre avere piena visibilità di tutti gli step riduce la possibilità di dimenticare qualcosa e favorisce la collaborazione tra i vari colleghi del team di lavoro.

Fare brainstorming con i post-it

Un altro sistema utile per usare I fogli colorati è in occasione di riunioni di brainstorming, in cui vengono coinvolte molte persone. Spesso in questo tipo di incontri è difficile mantenere le fila del discorso, perché si passa da un argomento ad un altro, con una associazione di idee che poi è proprio l’obiettivo principale del brainstorming. I post-it possono venirci in aiuto proprio per tenere traccia delle diverse idee che emergono: si possono assegnare dei fogli di colori diversi a ciascun partecipante, che poi potranno essere raggruppati per tematica e incollati su una lavagna o su un foglio. Alla fine della riunione, sarà molto più semplice avere una panoramica completa di tutte le idee che sono venute fuori ed avanzare quindi proposte ancora più strutturate.

Ricordare le attività da fare

Abbiamo lasciato per ultimo il metodo usato dalla gran parte dei lavoratori, perché è il meno strutturato, per quanto altrettanto efficace degli altri. Infatti, quanti di voi incollano post-it sulla cornice del pc per ricordare cosa devono fare più tardi o il giorno dopo? Probabilmente tantissimi, perché infatti i post-it sono usati prevalentemente a questo scopo: per segnare brevi appunti o anche solo una parola chiave o l’orario di un appuntamento. C’è chi li attacca al pc, chi alla scrivania, chi nell’agenda personale, il luogo poco importa, ciò che conta è la medesima finalità e il raggiungimento del risultato, momento in cui il post-it semplicemente viene staccato.

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Come staccare i post-it nel modo giusto

Infine, una piccola curiosità: avete mai notato che i post-it dopo poco tendono a staccarsi dalla superficie in cui li abbiamo incollati? Che sia il frigorifero, una lavagna o lo schermo di un pc poco importa, spesso questi foglietti cadono inesorabilmente sul pavimento. Secondo un blogger olandese, la motivazione è da ricercarsi nel modo in cui stacchiamo i fogli dal blocchetto, che a quanto pare è sbagliata. La gran parte di noi infatti stacca i fogli tirandoli dal basso verso l’alto, probabilmente per una maggiore facilità di presa; pare che invece in questo modo si crei una piega nella parte adesiva, che ne compromette le funzionalità. Il modo migliore per staccare un foglio è invece da sinistra verso destra (o viceversa), in corrispondenza del lato adesivo. Provare per credere!