Miniguida alla scelta del materiale di cancelleria per ufficio
Abbiamo già parlato di quanto una scrivania ordinata possa incidere sulla qualità del lavoro e la produttività del dipendente, influenzando in maniera evidente la sua capacità di concentrazione. In questo articolo entreremo nel dettaglio per scoprire quali sono i prodotti di cancelleria ufficio da avere sempre nella propria postazione di lavoro e capiremo quali sono gli articoli da scrivania che ci aiutano a fare ordine e quali invece servono a migliorare la nostra produttività.
3 Articoli di cancelleria indispensabili per mantenere in ordine la scrivania
Primo obiettivo per lavorare bene in ufficio: tenere in ordine la scrivania. Lavorando tante ore nello stesso luogo è infatti molto facile accumulare carte qua e là, spargere penne ed evidenziatori e quindi non trovare mai quello che cerchiamo quando ci serve. Presi dalle attività operative, tendiamo a sottovalutare l’importanza di mantenere pulita e in ordine la scrivania e quanto questo fattore incida sulla nostra produttività e sul nostro tempo di lavoro.
Di seguito elenchiamo 3 accessori per scrivania che aiutano a fare ordine nel caos.
Bicchieri portapenne
Intendiamoci: questo oggetto è presente in quasi tutte le scrivanie, il problema è usarlo. Molto spesso infatti viene relegato sul fondo, dietro il monitor, e le penne finiscono per rimanere sparpagliate sul tavolo. Il bicchiere portapenne è un must have indispensabile, meglio se abbastanza capiente da contenere, oltre alle penne, anche matite, evidenziatori e post-it. In commercio esistono addirittura dei bicchieri con scomparto extra per lo smartphone, con funzione amplificatore del suono, in modo da aumentare il volume del telefono in modalità autoparlante.
Desk organizer
Ci sono vari strumenti creati appositamente per contenere e organizzare i prodotti di cancelleria presenti sulla scrivania. Si chiamano proprio desk organizer e si differenziano in base alla loro capienza e opportunità d’uso: dalle semplici bacinelle portaoggetti e portapenne agli organizer più grandi e capienti, addirittura con funzione girevole e dotati di scomparto per il nastro adesivo e i post-it inclusi. Il desk organizer è sicuramente un fedele compagno di lavoro, indispensabile sulle scrivanie di chi prende molti appunti e vuole avere a portata di mano tutti i prodotti di cancelleria utili a questo scopo.
Vaschette portadocumenti
Per fortuna l’utilizzo di documenti cartacei sta progressivamente diminuendo all’interno degli uffici, tuttavia ci sono ancora ambienti di lavoro dove è necessario stampare e condividere versioni cartacee del materiale. Pensiamo ad esempio alla pubblica amministrazione e agli uffici vendite, che hanno a che fare con fatture e contratti stampati su carta. In questi casi è facile perdersi qualche documento importante, che magari si è scelto di non archiviare perché in uso. In questi caso le vaschette portadocumenti sono l’accessorio da scrivania migliore: ne esistono versioni impilabili, così da fare la differenza tra i vari tipi di documenti. Queste vaschette sono dette anche portacorrispondenza, proprio perché il loro secondo utilizzo è l’archiviazione di lettere, raccomandate e ogni tipo di corrispondenza da visionare.
3 Prodotti per ufficio utili per migliorare la produttività
Di seguito abbiamo selezionato 3 categorie di accessori da ufficio che aiutano a gestire i documenti di lavoro, permettendo di velocizzare i tempi e catalogare i prodotti in maniera semplice ed efficace.
Piccola cancelleria
Graffette, post-it, punte metalliche, perforatrici: questi sono solo alcuni degli articoli di piccola cancelleria di cui un ufficio deve rifornirsi. Si tratta di prodotti molto diversi tra loro, ma accomunati dall’obiettivo di facilitare il lavoro e velocizzare le attività. Molto utili a questo scopo sono i levapunti, utilizzati per liberare i fogli di carta e facilirne la copia o la scansione.
Prodotti per l’archiviazione
Un discorso a parte meritano i prodotti per l’archiviazione, ossia tutti quegli utili strumenti necessari per catalogare e organizzare un archivio documenti in modo ordinato. In genere non si tengono sulla scrivania, ma in prossimità di essa, su mobili o scaffalature adibite appositamente.
Cartelle, cartelline, cartelle sospese, faldoni e raccoglitori sono solo alcuni di questi prodotti, il cui utilizzo corretto permette un notevole risparmio di tempo in fase di ricerca dei documenti.
Distruggidocumenti
Preservare la privacy dei dati sensibili è fondamentale per evitare furti di identità e di informazioni. La recente normativa UE GDPR impone delle regole molto ferree in merito alla protezione dei dati, in particolare afferma l’assoluta obbligatorietà di distruggere documenti per garantire la sicurezza e la tutela dei dati sensibili.
In tal senso, dotarsi di un distruggidocumenti è un’utile metodo per eliminare ogni traccia sensibile, in maniera facile e veloce. In ufficio si può utilizzare per distruggere documenti come fatturati e bilanci, report finanziari e buste paga, ma anche a casa è un utile strumento per disfarsi velocemente dei dati delle carte di credito, fatture, dichiarazioni dei redditi ed eventuali fotografie.
Acquisto forniture per ufficio: come risparmiare?
L’acquisto di questa fornitura da ufficio è una voce di spesa rilevante all’interno di un budget aziendale. Una soluzione per risparmiare è rivolgersi ai negozi di cancelleria online, che garantiscono un vasto assortimento di prodotti di cancelleria, a costi contenuti e spesso senza spese di spedizione.
