10 regole per tenere in ordine la scrivania in ufficio

Marie Kondo insegna, “l’arte del riordino” ha un senso che va ben oltre il mero mettere a posto o gettar via ciò che non serve. Riordinare lo spazio esterno ci aiuta ad organizzare pensieri e priorità, e a non disperdere energia e concentrazione. Questo vale tanto per la casa che abitiamo, quanto per l’ambiente nel quale lavoriamo ogni giorno. Ecco perché il decalogo per tenere ordinata la nostra scrivania può tornarci davvero utile. 

Perché tenere in ordine la scrivania

In primo luogo perché questo ci consente di trovare facilmente quel che ci occorre. Se lavoriamo in un open space o condividiamo la scrivania con qualcuno, l’ordine è una forma di rispetto per gli altri. Inoltre, una scrivania ordinata è una manifestazione esterna di professionalità, competenza e capacità organizzativa. Ci aiuterà, insomma, a far bella figura con capi e colleghi. Non solo, non dimentichiamo che il personale addetto alle pulizie che ogni giorno si occupa di curare lo spazio in cui lavoriamo, non riuscirà a svolgere al meglio il proprio lavoro se lasciamo la nostra postazione nel caos.

Come tenere in ordine la scrivania in 10 mosse

Organizzare lo spazio in zone

La prima regola è utilizzare tutto lo spazio a nostra disposizione. Per farlo possiamo suddividere lo spazio in zone diverse, ciascuna con una sua specifica funzione: uno spazio per penne, matite e tutta la cancelleria utile per la scrittura, uno per l’agenda, uno per il computer e i suoi accessori, uno per i documenti, una per libri o manuali di consultazione frequente, una per accessori personali (tazza, borraccia, etc.) e così via.

La scrivania non è solo un piano di lavoro

Una scrivania da ufficio funzionale e di qualità comprende il piano di lavoro di dimensioni idonee (variabili in base alla tipologia di scrivani utilizzata), ma possibilmente anche una cassettiera, una piano scorrevole per la tastiera. Ciascuna sezione della scrivania va sfruttata, questo ci aiuterà a non tenere tutto in vista sul tavolo e a mantenere l’ordine con minor sforzo.

L’importanza dei cassetti

Se si ha a disposizione una cassettiera personale da incassare sotto il piano di lavoro, mantenere l’ordine sarà più semplice. Utilizziamo tutti i cassetti riponendovi oggetti che utilizziamo sempre, ma che non è opportuno lasciare in vista, organizzandoli per tipologia. Un cassetto conterrà la cancelleria (dai block-notes ai post-it, dalla spillatrice alle cartelline porta documenti), un altro conterrà gadget elettronici come le cuffie o il carica batterie, un altro ancora potrebbe contenere snack, fazzoletti di carta, bicchieri o posate, una scorta di infusi per la pausa e tutto gli articoli utili per il pranzo.

Non lasciare post-it ovunque

Evitiamo di tappezzare la nostra postazione di post-it, sul monitor del computer, sugli angoli della scrivania, sulle copertine dei libri. O meglio, se utilizziamo il post-it come un promemoria, ricordiamoci di buttarlo una volta che ha assolto il suo compito. Questo piccolo gesto dà un maggiore senso di ordine e impedisce che si accumuli polvere. Evitiamo, inoltre, di affidare a un post-it informazioni utili sempre (numeri di telefono, password, etc.), esistono sistemi più avanzati, sicuri ed efficaci per conservarle. 

Non lasciare sul piano oggetti che non servono

La tentazione di appoggiare sul piano di lavoro qualcosa pensando, più tardi lo metterò a posto, è sempre in agguato e nella maggior parte dei casi un oggetto abbandonato in un angolo del tavolo rimarrà lì a tempo indeterminato. Evitiamo di farlo e di lasciare sulla scrivania solo ciò che davvero ci serve. Avere una scrivania ordinata non significa avere una scrivania vuota, anzi, la presenza di oggetti, accessori, gadget racconta qualcosa della nostra personalità e del modo in cui lavoriamo.

L’utilità di un organizer

Se la scrivania non è dotata di cassettiera personale, come evitare che in poche ore post-it, biglietti da visita, graffette, gomme da cancellare siano disperse sul piano di lavoro? Un organizer in questi casi ci salva la vita. Grazie agli scomparti, uno per ciascun accessorio, riusciremo a fare ordine nel caos, non perdere nulla e avere tutto a portata di mano.

Come decidere cosa tenere alla propria sinistra

Abbiamo detto che è utile, per mantenere la scrivania ordinata, dividere la scrivania in zone. Ma come decidere cosa posizionare dove? Il consiglio è tenere alla nostra sinistra i documenti, materiali sui quali stiamo lavorando, quelli che consultiamo più spesso. Fogli pinzati, possibilmente raccolti in una vaschetta, un’agenda, un libro. Se tenuti in ordine, aiuteranno ad arredare la nostra scrivania.

E alla propria destra

Alla nostra destra non teniamo nulla. Uno spazio vuoto, pulito e libero ci farà percepire la nostra postazione più ampia e contribuirà a comunicare un senso di ordine e di pulizia anche a chi ci sta vicino. Non solo, ma lasciare una parte della scrivania sgombra, è segno di una mente aperta e ricettiva, pronta ad accogliere nuovi stimoli in ogni momento.

Non stampare qualsiasi cosa

Prima ancora che all’ordine della nostra postazione, questa regola fa bene all’ambiente. Prima di inviare un documento in stampa, domandiamoci se è davvero così importante consultarlo in versione cartacea. Se possibile, evitiamolo. Questo ci consentirà di non accumulare fogli che, nella migliore delle ipotesi, vengono gettati con regolarità nel cestino della carta, nella peggiore, restano impilati in qualche angolo della scrivania ad attrarre la polvere.

Impariamo ad archiviare

Contratti, documenti ufficiali, in molti uffici è ancora necessario avere copia cartacea degli originali. Se ci occorre tenerli a portata di mano, è importante sapere come archiviarli seguendo le regole e utilizzando gli strumenti adeguati.

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