Come scegliere il distruggidocumenti professionale migliore per ufficio

Lo scorso 25 maggio 2018 è entrata in vigore la nuova normativa sulla protezione dei dati (GDPR – General data Protection Regular), che ha introdotto regole più severe sulla gestione dei dati personali. In particolare alle aziende viene chiesto di conservare i documenti cartacei in modo sicuro e di eliminare definitivamente quelli non necessari, che contengono dati sensibili. A questo fine è stato introdotto l’obbligo di dotarsi di un distruggidocumenti, che possa effettuare questa operazione nel totale rispetto della privacy dei dati personali. In questo articoli cercheremo di capire cos’è questo strumento, come deve essere usato e come scegliere il distruggidocumenti migliore, a seconda del livello di riservatezza dei dati che dobbiamo eliminare.

Distruggidocumenti: a cosa serve

Il distruggidocumenti è uno strumento progettato al fine di rendere inutilizzabile e illeggibile i documenti, attraverso una distruzione definitiva dei dati che contengono. Si potrebbe pensare di ottenere lo stesso risultato anche con un tritacarte manuale o semplicemente strappando i fogli con le mani, ma non è proprio così: il distruggidocumenti effettua un’operazione irreversibile, dopo la quale non è quindi più possibile (o è molto difficile) recuperare le informazioni distrutte, cosa che invece non è sempre vera con il tritacarte e tantomeno con l’eliminazione manuale. Proprio per evitare questa eventualità, il GDPR ha imposto un distruggidocumenti conforme alla GDPR in tutte le aziende, di qualunque tipologia e dimensione.

3 Criteri per scegliere il distruggidocumenti

In commercio esistono diversi tipi di distruggidocumenti, che si differenziano per costi, dimensioni, funzionalità, ma soprattutto per il tipo di taglio che effettuano e per il livello di sicurezza che garantiscono. Bisogna tener conto di almeno tre criteri prima di procedere all’acquisto di un distruggidocumenti:

1. Il livello di riservatezza dei dati da distruggere. Sulla base della classificazione dei dati che tratta, l’azienda potrà optare per la scelta di un distruggidocumenti più economico, per la distruzione di dati generali, o di un distruggidocumenti professionale, per eliminare dati sensibili o addirittura riservati.
2. La quantità di documenti cartacei prodotti giornalmente. Sempre più aziende stanno optando per l’archiviazione digitale dei documenti, che sta comportando una notevole riduzione dell’uso della carta. Pertanto, a seconda della quantità di carta stampata che si produce in azienda, si può optare per una versione più basica di distruggidocumenti o per una versione più veloce e avanzata, che garantisca la distruzione di grandi quantità di carta in breve tempo.
3. La tipologia di supporti da distruggere. Può capitare di avere necessità di distruggere documenti presenti su supporti diversi dalla carta in risme, come ad esempio carte di credito o CD, oppure voler distruggere gruppi di fogli uniti con punti metallici o fermagli. In tal caso è necessario acquistare distruggidocumenti con questa funzione, onde evitare di danneggiare lo strumento.

Ora vediamo nel dettaglio le differenze tra i vari tipi di distruggidocumenti e le opportunità d’uso di ciascun modello, così da poter offrire una panoramica competa ed efficace di tutte le varianti presenti in commercio.

Le tipologie di distruggidocumenti

I distruggidocumenti si differenziano innanzitutto per il modo in cui effettuano il taglio della carta, che può essere di due tipi: a strisce o a frammenti.

Distruggidocumenti a strisce

I distruggidocumenti a strisce tagliano i fogli in piccole striscioline di uguale larghezza, che possono variare da un minimo di 36 ad un massimo di 75, a seconda dei modelli. Questa tipologia è adatta a distruggere documenti di uso quotidiano e che non contengono dati sensibili, in quanto il livello di sicurezza che garantiscono è quello più basico.

Distruggidocumenti a frammenti

I distruggidocumenti a frammenti riducono i fogli in piccoli rettangoli, garantendo in tal modo un livello di sicurezza molto più elevato rispetto alla versione a strisce. Ci sono diversi modelli, che variano a seconda del numero di frammenti in cui riducono un foglio A4: si va da un livello di sicurezza base di 312 frammenti ad un livello di sicurezza molto alto, con la produzione di circa 15.000 frammenti per foglio.

I livelli di sicurezza dei distruggidocumenti

Abbiamo già in parte anticipato che i distruggidocumenti si differenziano anche in base al livello di sicurezza che garantiscono. Con questo concetto si intende la maggiore o minore capacità di distruggere un foglio in modo che il suo riassemblamento sia impossibile da effettuare, a seguito della sua distruzione.

Un distruggidocumenti a strisce produce dei ritagli di foglio che in teoria potrebbero essere riassemblati, pertanto hanno un livello di sicurezza basso. Se invece si usa un distruggidocumenti a micro frammenti da 15.000 pezzi, è evidente che è praticamente impossibile ricostruire la versione originale del documenti, assicurando quindi un elevatissimo livello di sicurezza.

Esistono ben sette livelli di sicurezza entro cui vengono catalogati i vari tipi di distruggidocumenti, a cui si riconducono anche le due tipologie di taglio, a strisce o frammenti.

Ecco uno schema riepilogativo dei livelli di sicurezza e dei rispettivi tagli, nonché della tipologia di documenti che è consigliabile distruggere con ciascuno di essi.

Livello di sicurezza	Tipo di  distruggidocumenti	Numero di tagli/frammenti	Tipo di documento
P-1 E P-2	a striscia	Circa 36-75 per foglio A4	Documenti generali
P-3	a frammento	Circa 312 frammenti per foglio A4	Documenti confidenziali
P-4	a frammento	Circa 412 frammenti per foglio A4	Dati sensibili
P-5	A micro-frammento	Circa 2.000 frammenti per foglio A4	Documenti riservati
P-6	Super micro frammento	Circa 6.000 frammenti per foglio A4	Documenti riservati di alta sicurezza
P-7	Alta sicurezza	Circa 15.000 frammenti per foglio A4	Documenti molto riservati ad altissima sicurezza

Prezzi dei distruggidocumenti

È evidente che più è alto il livello di sicurezza del distruggidocumenti, maggiore sarà il costo del prodotto. Ci sono però anche altre varianti che determinano il valore economico di un distruggidocumenti, quali ad esempio la velocità, la rumorosità, la capacità di taglio e la capacità del contenitore. Le variabili sono davvero molte, tanto che i prezzi possono oscillare da un minimo di 20€ fino a distruggidocumenti che costano oltre 1000€.

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