Creare un ufficio in casa: il decalogo del comfort e della funzionalità
Nell’era del “nomadismo digitale”, del lavoro da remoto e dello smart working, si trasformano i ruoli, si innovano metodologie e strumenti e, insieme, cambiano gli spazi del lavoro. Perché però produttività, efficienza e comfort siano garantiti, le regole restano le stesse. Vediamo quali sono per sapere come organizzare un ufficio in casa.
Co-working, smart working, home office. Complice l’innovazione tecnologica, gli spazi del lavoro stanno cambiando radicalmente per adattarsi a nuove figure professionali, nuovi modi di svolgere le attività, e a una realtà sempre più fluida e dinamica. Il lavoro da remoto consente ai membri di un team di lavorare allo stesso progetto, ma da sedi molto distanti tra loro. Le nuove tecnologie permettono di connettersi e svolgere i task praticamente da ovunque. Ciò non significa, però, che si possa fare a meno di uno spazio di lavoro attrezzato, comodo e funzionale, un ambiente vivibile e separato che favorisca la massima produttività. Se nei co-working troviamo postazioni già arredate con gli strumenti essenziali per un ufficio temporaneo e condiviso, nel caso dell’home office è tutta un’altra storia. Cancelleria, mobili adatti, strumenti per l’archiviazione dei documenti: cosa ci occorre per organizzare un ufficio in casa? Come gestire gli spazi nel modo più funzionale? Come tenere separati lavoro e vita privata? Questo decalogo contiene le 10 regole fondamentali per la creazione di un home office nel massimo del comfort, dell’efficienza e dello stile.
10 regole d’oro per creare l’ufficio in casa
I materiali, i complementi d’arredo, ma anche i consigli e le buone pratiche per gestire gli spazi in modo razionale, e organizzare un ufficio in casa che sia comodo, completo e funzionale.
Separare gli spazi
Che si tratti di una postazione o, ancora meglio, di una stanza dedicata, assicuratevi di creare uno spazio il più possibile separato dal resto della casa e neutro. Se l’ambiente lo consente, potete utilizzare dei pannelli fonoassorbenti per isolare l’home office dal resto della casa.
Scegliere la sedia giusta
Abbiamo già parlato dell’importanza di una sedia ergonomica, la seduta di un ufficio da casa non fa eccezione, anzi. Scegliete con cura quella che per dimensioni, materiali e requisiti tecnici vi assicura una postura corretta e confortevole.
Curare l’illuminazione
Il lavoro sedentario e che prevede tante ore davanti a uno schermo non può prescindere da un’illuminazione adeguata. Avere una fonte di luce naturale vicino alla scrivania è importante, l’ideale è che la finestra sia laterale e non di fronte o di spalle. Per l’illuminazione interna la regola è non eccedere in intensità: utilizzate il minor numero possibile di lampadine o led, e privilegiate le lampade di terra o le alogene che forniscono un’illuminazione più indiretta.
Scegliere device e attrezzatura informatica di alto livello
A casa non avrete tecnici e sistemisti a portata di mano, ma dovrete cavarvela da soli. Ecco perché il consiglio è quello di scegliere tecnologia affidabile e di alto livello, dal computer alla stampante fino alle cuffie per la conference call con clienti o collaboratori.
Fare scorta di cancelleria
Si tratta degli accessori base del lavoro quotidiano. Dalle risme di carta agli evidenziatori, dai post-it alla spillatrice, dalle penne alle forbici, siete sicuri di sapere quale cancelleria è fondamentale per un ufficio? Fate una lista completa, ordinate il materiale online e, una volta arrivato, sistematelo con ordine in una cassettiera a portata di mano vicino alla scrivania.
Archiviare, organizzare e non accumulare
Quello dell’archiviazione dei documenti è un tema importantissimo. Con il trascorrere del tempo questi aumenteranno e, se non volete impazzire nella ricerca di quello che vi serve consultare, sarà meglio organizzarsi fin da subito. Il cloud e le memorie esterne (hard-disk e chiavette USB) vi aiuteranno con i formati digitali, per il cartaceo dovrete prevedere lo spazio per armadietti o scatole adatte a contenere faldoni e raccoglitori.
Prevedere lo spazio per una lavagna
Anche se nell’ufficio da casa lavorate principalmente da soli, la lavagna è un elemento dello spazio, sempre visibile, dove appuntare i pensieri durante un brainstorming o trascrivere l’organizzazione delle fasi di un lavoro.
Organizzare la giornata oltre che il lavoro
Se in ufficio i tempi sono scanditi da un ritmo condiviso (entrata ed uscita, pausa pranzo, pause caffè, etc.), a casa dovrete imparare a darvi un ritmo e a stabilire dei confini precisi. Non farlo significherà essere sempre a rischio distrazione o, al contrario, non accorgervi del tempo che passa, dimenticando di concedervi quelle pause naturali e necessarie per recuperare lucidità e produttività.
Personalizzare l’ambiente
È importante marcare la distinzione tra l’ufficio e il resto della casa, ma è altrettanto importante rendere l’ambiente confortevole e personale, un ambiente che vi rispecchi e nel quale riconoscervi. Date sfogo al vostro estro, prendetevi qualche libertà nella scelta dei colori (degli arredi o di una parte) e delle decorazioni. Senza eccedere, un ambiente creativo stimolerà l’immaginazione e vi aiuterà a trovare nuove soluzioni.
Tenere l’ambiente ordinato
L’ultima, ma forse più importante delle regole: lavorare in un ambiente organizzato e ben ordinato è la condizione essenziale per svolgere al meglio le vostre attività. Occupatevi scrupolosamente e quotidianamente alla pulizia, preoccupatevi della qualità dell’aria, e scegliete i complementi d’arredo, armadi, cassettiere e scaffali, per sistemare materiali e documenti. Questi elementi hanno un ruolo fondamentale per la funzionalità di un ufficio in casa, selezionateli con attenzione, considerando dimensioni, caratteristiche tecniche e, naturalmente, stile e design.
