Cena di Natale aziendale: dalla location alla preparazione di un catering di successo
Come ogni anno arriva il fatidico momento di organizzare la cena aziendale di Natale: un evento atteso da alcuni, temuto da altri, di grande responsabilità per chi lo organizza. In ogni caso si tratta di un’occasione quasi imperdibile, per conoscere i colleghi al di fuori del contesto lavorativo e favorire la socializzazione. Vediamo gli aspetti principali da considerare nella pianificazione di una cena aziendale e come organizzare un catering di successo.
Pianificare una festa aziendale in 5 step
La parola d’ordine per chi ha l’arduo compito di organizzare la cena di Natale è “organizzazione”. Con la giusta pianificazione e la suddivisione delle attività, anche questo difficile scoglio può essere superato senza grosse difficoltà. Abbiamo individuato almeno cinque step da seguire per organizzare una cena di Natale impeccabile.
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Scegliere la data e la location
L’ideale è iniziare a pensarci a settembre, al rientro dalle vacanze estive, quando il carico di lavoro non è ancora troppo ed è possibile metterci la testa con più calma. Si possono individuare tre o quattro location, da cui farsi inviare i preventivi, che includano o meno i prodotti per il catering, e selezionare due o tre date: con queste informazioni potrete già andare dal vostro capo per farvi approvare luogo e giorno dell’evento, e già sarete a metà dell’opera.
Definire il budget
Conoscere quanti soldi si hanno a disposizione per la festa aziendale è fondamentale per capire che tipo di evento si può organizzare, quante persone possono essere invitate, che tipo di location e catering scegliere. L’ideale è avere sempre un fondo cassa a disposizione, da cui attingere per queste evenienze e per altri eventuali imprevisti che possono capitare.
Scegliere un tema
Una volta che conoscete il budget, avete individuato la location e scelto la data, bisogna preparare la festa di Natale vera e propria: musica, intrattenimento, attività di team building, accessori mensa e catering. Andrà preparata una vera e propria scaletta delle attività che si susseguiranno durante la serata: l’obiettivo è evitare di ritrovarsi ad una festa noiosa, dove i colleghi finiscono per raggrupparsi in piccoli gruppi, lasciando in disparte i nuovi arrivati.
Spedire gli inviti cena aziendale
Particolare attenzione va posta nell’ideazione e nell’invio degli inviti alla cena aziendale. Possono essere delle mail o dei biglietti di auguri fai da te, l’importante è che contengano tutte le informazioni essenziali sulla festa:
- Data e ora dell’evento
- Location scelta e modalità per raggiungerla
- Eventuale dress code
- Recapiti per richiedere maggiori informazioni e dare conferma della partecipazione
L’invito alla festa andrebbe spedito almeno un mese prima della data prescelta, salvo poi inviare un remind una settimana prima circa, in particolare per permettere ai ritardatari di confermare o meno la loro presenza.
Preparare dei regali per i dipendenti
La cena aziendale può essere l’occasione giusta per consegnare i regali aziendali a colleghi e clienti. Anche questa è un’attività che va pianificata in anticipo: non solo la scelta del tipo di prodotto da regalare, ma anche le modalità per farli arrivare nella sede dell’evento, il posto in cui appoggiarli e come distribuirli ai vari ospiti. Tutto va studiato nei minimi particolari, per evitare confusione ed errori che possano compromettere la riuscita della serata.
Come organizzare un catering aziendale
La buona riuscita di una cena aziendale di Natale dipende per la gran parte dalla qualità di alimenti e bevande che vengono somministrati durante la serata. Nulla può essere lasciato al caso, perché mai come oggi le persone sono molto attente a ciò che mangiano e al modo in cui i piatti vengono serviti. Ecco dunque gli ingredienti principali di un catering di successo.
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Servizio al tavolo o buffet
La prima scelta da fare riguarda proprio la modalità di fruizione del banchetto, che può essere sostanzialmente di tre tipi:
- Servizio al tavolo. È la scelta più formale, ma anche la più onerosa e impegnativa. Presuppone che si abbia a disposizione un budget sufficiente per garantire un menu completo per ciascun invitato, nonché una location talmente ampia da poter ospitare numerosi tavoli.
- Buffet. È la soluzione adatta per una cena di lavoro informale, perché la presenza di un’unica tavolata da cui potersi servire autonomamente, mette a proprio agio gli ospiti ed evita fastidiosi imbarazzi. L’importante è che ci sia sufficiente cibo per accontentare tutti, perché non c’è niente di più spiacevole di un buffet che si esaurisce prima della festa.
- Misto. Se avete a disposizione un budget sostanzioso, potreste anche decidere di servire antipasti e aperitivi a buffet e a seguire offrire il servizio al tavolo per i primi e i secondi. Si tratta di una scelta impegnativa, sia economicamente che da gestire, per cui va considerata solo in caso di cene molto formali con pochi invitati.
Menu dolce o salato
A seconda del tipo di evento, della stagionalità e del numero di invitati, le proposte gastronomiche possono essere molto varie. Tuttavia negli ultimi anni lo standard per una cena aziendale è proporre un buffet a base di piatti salati: assaggi di primi, pizzette, tramezzini e stuzzichini vari. Solo in un secondo momento, nel corso della serata, si può decidere se continuare con il salato oppure proporre dolci e dessert per chiudere la festa, magari con una torta.
La scelta della location
Il successo di un evento aziendale dipende molto anche dal luogo in cui si svolge. Una volta scoperto il budget a disposizione per affittare la sala, dovrete capire che tipo di atmosfera volete far respirare agli ospiti durante la festa: opulenza, romanticismo, convivialità, rigore o allegria sono solo alcune delle sensazioni che la location può contribuire a trasferire durante la festa. Inoltre il luogo deve essere coerente con il cibo offerto, non a caso spesso si decide di affidare ai proprietari del locale anche la gestione del servizio di catering.
La cura dei particolari
Tutto deve essere preparato ed organizzato nei minimi particolari: la cura del dettaglio è ciò che differenzia una cena aziendale perfetta da un evento mediocre. Affidatevi solo a personale qualificato e competente, che garantisca cibo di qualità e servizio impeccabile, e soprattutto non dimenticate che la festa di Natale è soprattutto un momento di piacere e convivialità per cui… divertitevi!
